보라카이 여행사 예약 관리 시스템

프로젝트 소개

필리핀 보라카이에서 여행사를 운영하시는 고객사의 의뢰로 제작한 예약 관리 시스템입니다. 기존에는 여러 개의 엑셀 파일과 종이 문서로 예약을 관리하다 보니 실수가 잦았고, 직원 간 정보 공유도 어려웠습니다.

구글 시트와 Apps Script를 활용하여 실시간으로 예약 현황을 확인하고, 클릭 한 번으로 예약 확인서와 견적서를 자동 생성할 수 있는 통합 시스템을 구축했습니다.

모든 예약 정보가 한눈에 보이는 대시보드를 제공합니다. 담당자별, 상품종류별(에어텔, 리조트, 투어)로 필터링이 가능하며, 예약 날짜와 여행 날짜를 구분하여 관리할 수 있습니다.

보라카이의 다양한 호텔, 리조트, 투어 상품 정보를 체계적으로 관리합니다. 상품명, 가격, 공급업체 정보 등을 데이터베이스화하여 예약 시 빠르게 검색하고 선택할 수 있습니다.

항공(Air), 투어(Tour), 결제(Pay) 정보를 하나의 화면에서 통합 관리합니다. 고객별로 여러 개의 예약이 있어도 한눈에 파악할 수 있으며, 체크박스를 통해 진행 상황을 실시간으로 업데이트할 수 있습니다.

고객에게 제공할 예약 확인서(Booking Confirmation)를 클릭 한 번으로 자동 생성합니다. 고객 정보, 예약 상품, 일정 등이 자동으로 입력되며, PDF로 저장하여 이메일로 전송할 수 있습니다.

고객에게 제공할 견적서(Confirmation & Invoice)를 자동으로 생성합니다. 항공편 정보, 숙박 정보, 가격 상세 내역이 자동으로 입력되며, 회사 인장과 서명이 포함된 정식 문서를 만들 수 있습니다.

신규 예약을 등록할 수 있는 사용자 친화적인 입력 폼을 제공합니다. 담당자, 상품 종류, 에어전시 구분을 먼저 선택하면 해당하는 입력 필드가 자동으로 표시됩니다.

필리핀 현지 여행사이다 보니 한국어, 영어, 따갈로그어가 혼재된 환경에서 사용됩니다. 각 언어에 맞는 문서 템플릿을 제공하고, 자동 번역 기능은 제외하되 언어별로 적절한 용어를 사용하도록 신경 썼습니다.

여러 직원이 동시에 예약 정보를 입력하고 조회할 수 있도록 구글 시트의 실시간 협업 기능을 최대한 활용했습니다. 셀 보호 기능을 통해 중요한 수식이나 템플릿이 실수로 삭제되지 않도록 했습니다.

예약 확인서와 견적서를 매번 수작업으로 작성하던 것을 자동화하여 업무 시간을 대폭 단축했습니다. Apps Script를 활용해 버튼 클릭만으로 예약 정보가 자동으로 문서에 입력되며, PDF로 저장할 수 있습니다.

시스템 도입 후 고객사는 다음과 같은 효과를 보고 있습니다:

특히 성수기에 예약이 몰릴 때 큰 도움이 되었다는 피드백을 받았습니다. 여러 직원이 동시에 예약을 입력하고, 실시간으로 현황을 확인하며, 고객에게 즉시 예약 확인서를 전송할 수 있게 되었습니다.

구글 시트 기반의 예약 관리 시스템은 별도의 서버나 복잡한 인프라 없이도 충분히 실용적인 비즈니스 솔루션이 될 수 있습니다. 특히 소규모 여행사나 서비스 업체처럼 예약 관리가 핵심 업무인 경우 빠르게 도입하여 효과를 볼 수 있습니다.

여행사, 숙박업, 렌탈 서비스 등 예약 관리 시스템이 필요하시다면 언제든 문의 주세요. 귀사의 업무 프로세스에 맞는 맞춤형 시스템을 제작해드리겠습니다.