세무법인 고객 관리 시스템

프로젝트 소개

세무법인에서는 매년 수많은 고객들의 세무 신고를 처리합니다. 고객별로 수십 장의 서류를 받고, 이메일로 자료를 요청하며, 진행 상황을 알리는 문자를 보내야 합니다. 이 모든 과정이 수작업으로 이루어진다면 엄청난 시간과 인력이 소모됩니다.

본 프로젝트는 세무법인의 이러한 업무를 자동화하고 효율화하기 위해 제작된 통합 고객 관리 시스템입니다. 고객 정보 관리부터 이메일 자동 분류, 카카오톡 알림톡 발송까지 모든 과정을 하나의 시스템에서 처리할 수 있습니다.

수백 명의 고객 정보를 한눈에 확인하고 관리할 수 있는 시스템입니다. 고객별 기본 정보뿐만 아니라 계좌번호, 과년도 정보, 제출 서류 현황까지 모든 데이터를 통합 관리합니다.

각 고객의 상세 정보는 카드 형태로 구성되어 있어 필요한 정보를 빠르게 찾아볼 수 있습니다:

고객들이 보낸 이메일을 자동으로 수신하고, 이메일 주소나 내용을 분석하여 해당 고객에게 자동으로 매칭하는 기능입니다. 더 이상 수백 개의 이메일을 일일이 확인하며 고객을 찾을 필요가 없습니다.

이메일 상세 화면에서는 첨부파일을 확인하고, 해당 이메일을 특정 고객에게 연결할 수 있습니다. '기록하기' 버튼을 클릭하면 고객의 이력에 자동으로 등록됩니다.

이메일 발신자가 시스템에 등록되지 않은 경우, '자료 메일 고객' 검색 기능을 통해 수동으로 고객을 찾아 매칭할 수 있습니다.

고객들에게 신고 일정, 서류 요청, 완료 알림 등을 카카오톡 알림톡으로 일괄 발송할 수 있습니다. 발송 이력을 관리하여 중복 발송을 방지하고, 발송 상태를 실시간으로 확인할 수 있습니다.

카카오톡 발송 화면에서는 템플릿을 선택하고, 발송 대상을 지정한 후 메시지 내용을 작성하여 발송할 수 있습니다. 대표계좌번호와 같은 정보를 자동으로 입력하여 개인화된 메시지를 보낼 수 있습니다.

고객은 모바일 카카오톡으로 알림을 받아 즉시 확인할 수 있습니다.

세무법인에서 가장 시간이 많이 걸리는 작업 중 하나가 고객들이 보낸 이메일을 확인하고 분류하는 작업입니다. 하루에 수십 통씩 들어오는 이메일을 일일이 열어보고, 발신자를 확인하고, 고객 명단에서 찾아 매칭하는 과정이 반복됩니다.

이를 통해 이메일 처리 시간을 80% 이상 단축할 수 있었습니다.

수백 명의 고객 데이터와 각 고객별 수십 개의 항목을 관리하다 보니 데이터베이스 성능이 중요한 이슈였습니다.

실제 세무법인 직원분들의 업무 흐름을 분석하여 최소한의 클릭으로 작업을 완료할 수 있도록 설계했습니다.

본 시스템 도입 후 세무법인의 업무 효율이 크게 개선되었습니다:

특히 성수기인 5월(종합소득세 신고 기간)과 12월(연말정산 기간)에 업무 부담을 크게 줄일 수 있었습니다.

이 프로젝트는 세무법인의 실제 업무 환경을 분석하여 가장 시간이 많이 걸리는 작업들을 자동화한 사례입니다. 단순히 기능을 구현하는 것을 넘어, 실제 사용자의 업무 흐름을 이해하고 그에 맞는 최적의 솔루션을 제공하는 것이 목표였습니다.

세무법인, 회계법무법인, 법률사무소 등 고객 관리와 서류 처리가 많은 업종에서 유사한 시스템이 필요하시다면 언제든 문의 주시기 바랍니다.